Poradnik dla Księgowych
Weryfikacja NIP i VAT
Praktyczne wskazówki jak efektywnie weryfikować kontrahentów, sprawdzać Białą Listę VAT i optymalizować codzienny workflow w biurze rachunkowym.
Dlaczego weryfikacja kontrahentów jest kluczowa?
Jako księgowy lub właściciel biura rachunkowego, codziennie mierzysz się z weryfikacją kontrahentów. Obowiązek sprawdzenia statusu VAT (zwłaszcza przy transakcjach powyżej 15 000 zł) oraz weryfikacja na Białej Liście to nie tylko wymóg prawny - to ochrona Twoja i Twoich klientów.
Problem? Klienci często przysyłają niepełne dane. Zamiast NIP - link do strony internetowej. Zamiast pełnej nazwy - skrót. A Ty musisz wszystko zweryfikować, uzupełnić i udokumentować.
Rozwiązanie: NIP ze Strony
Masz tylko adres strony internetowej kontrahenta? Wklej go w narzędzie - otrzymasz NIP, pełną nazwę firmy, adres i status VAT w kilka sekund. Bez ręcznego szukania.
Typowe scenariusze w pracy księgowego
Poznaj sytuacje, w których NIP ze Strony oszczędza czas i eliminuje frustrację.
Klient przysyła tylko stronę WWW
Klient przesyła link do strony kontrahenta zamiast pełnych danych do faktury. Zamiast prosić o NIP, sprawdzasz go sam w 10 sekund.
Weryfikacja nowego kontrahenta
Przed zaksięgowaniem pierwszej faktury od nowego dostawcy musisz sprawdzić jego status VAT i obecność na Białej Liście.
Miesięczne zestawienie kontrahentów
Na koniec miesiąca musisz zweryfikować status VAT wszystkich kontrahentów z fakturami >15 000 zł.
Podejrzana faktura
Faktura wygląda podejrzanie - chcesz sprawdzić, czy firma istnieje i czy dane się zgadzają.
Obowiązki weryfikacyjne - co musisz sprawdzać?
Przegląd obowiązków prawnych związanych z weryfikacją kontrahentów VAT.
Biała Lista VAT
Przy płatnościach powyżej 15 000 zł na rzecz czynnego podatnika VAT, musisz sprawdzić rachunek bankowy na Białej Liście.
- Obowiązek od 1 stycznia 2020
- Dotyczy transakcji B2B
- Kara: brak możliwości zaliczenia w KUP
Status VAT kontrahenta
Weryfikacja statusu VAT kontrahenta to podstawa należytej staranności. Chroni przed odliczeniem VAT od nieistniejącego podatnika.
- Czynny / Zwolniony / Wykreślony
- Data rejestracji / wykreślenia
- Dokumentacja dla US
NIP ze Strony = weryfikacja w jednym miejscu
Jedno sprawdzenie domeny daje Ci: NIP, nazwę firmy, adres, status VAT i potwierdzenie z Białej Listy Ministerstwa Finansów. Nie musisz otwierać kilku stron i ręcznie porównywać danych.
Optymalizacja miesięcznego workflow
Jak wbudować weryfikację kontrahentów w regularny cykl pracy biura rachunkowego.
Codzienna weryfikacja nowych faktur
Każdego dnia sprawdzaj kontrahentów z nowych dokumentów. Dla faktur >15 000 zł obowiązkowa weryfikacja Białej Listy.
Tygodniowe zestawienie problematycznych
Raz w tygodniu przejrzyj kontrahentów ze statusem "brak NIP" lub "zagraniczny". Skontaktuj się z klientem w sprawie brakujących danych.
Miesięczna weryfikacja hurtowa
Przed zamknięciem miesiąca - hurtowe sprawdzenie wszystkich kontrahentów z dużymi fakturami. Generuj raport dla klienta.
Archiwizacja potwierdzeń
Zapisuj potwierdzenia weryfikacji jako załączniki do dokumentów księgowych. Są dowodem należytej staranności.
Praktyczne wskazówki
Sprawdzone metody na efektywną weryfikację kontrahentów w biurze rachunkowym.
Import z CSV
Eksportuj listę domen kontrahentów z systemu księgowego do CSV. Następnie zaimportuj w NIP ze Strony dla hurtowej weryfikacji.
Sprawdzaj przed zaksięgowaniem
Weryfikuj NIP i status VAT przed wprowadzeniem faktury do systemu. Unikniesz poprawek i problemów z JPK.
Eksportuj wyniki
Pobieraj wyniki weryfikacji jako CSV. Dołączaj do dokumentacji księgowej jako dowód należytej staranności.
Dokumentuj dla klienta
Przy wątpliwych kontrahentach - przesyłaj klientowi raport z weryfikacji. To profesjonalne podejście i ochrona dla obu stron.
Hurtowa weryfikacja kontrahentów
Masz listę 20, 50 czy 100 kontrahentów do sprawdzenia? Zamiast sprawdzać każdego osobno, zaimportuj listę domen z CSV i zweryfikuj wszystkich jednocześnie.
- Import z pliku CSV
- Do 50 domen na raz (plan Pro)
- Eksport wyników do CSV
inpost.pl,6793087624,InPost S.A.,AKTYWNY
...
Dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów
Jak efektywnie zarządzać weryfikacją kontrahentów dla wielu podmiotów.
Jedno konto dla biura
Plan Pro daje 500 sprawdzeń miesięcznie - wystarczy dla większości biur obsługujących kilkudziesięciu klientów.
Historia sprawdzeń
Pełna historia wszystkich weryfikacji dostępna w panelu. Możesz wrócić do dowolnego sprawdzenia.
Eksport raportów
Pobieraj wyniki w CSV. Dołączaj do dokumentacji księgowej lub przesyłaj klientom.
Zacznij oszczędzać czas już teraz
Darmowe konto daje 50 sprawdzeń miesięcznie. Wystarczy na start dla większości biur. Wypróbuj bez zobowiązań.